Pour une manifestation sur la voie publique, les associations doivent demander au préalable des autorisations auprès de la Mairie et du préfet de département. Si l’événement se déroule dans plusieurs endroits, les demandes doivent être déposées auprès de chaque autorité locale.

Organiser un événement sur la voie publique : les démarches à suivre

Demande d’autorisation et documents à fournir

La demande est à déposer au minimum trois jours avant l’événement (deux à trois mois si la manifestation prévoit des véhicules motorisés). Pour les événements sportifs, un délai de un à trois mois est nécessaire.

Voici les documents à fournir pour la demande d’autorisation :

  • Une lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public (avec mention de l’objet, l’adresse et le nombre de personnes attendues) dûment signée par le représentant de l’association (président ou membre délégué) et par trois responsables de l’organisation résidant dans le département concerné ;
  • La liste des organisateurs (avec nom, prénoms et adresses) ;
  • L’itinéraire de la manifestation, avec une autorisation des propriétaires si le cortège passe par des zones privées ;
  • Un document cerfa 13390 pour une manifestation avec des véhicules motorisés de moins de 800 roues et le cerfa 13391 pour plus de 800 roues.

Pour un événement sportif, une autorisation de la fédération sportive concernée est nécessaire. S’il ne s’agit pas de compétition, il faut passer par certaines démarches auprès de la préfecture :

  • Une demande d’autorisation avec le formulaire cerfa 13391 pour définir le parcours ;
  • Une simple déclaration avec le formulaire cerfa 13447 s’il n’y a pas de parcours.

Pour la délivrance de l’autorisation, les autorités compétentes prennent en compte plusieurs points, notamment la sécurité des biens et des personnes ainsi que le respect des normes pour les installations. A noter que les associations peuvent solliciter l’aide de l’administration pour tout support technique ou de la police et/ou de la gendarmerie pour les dispositifs de sécurité.

Retour d’expérience par les clients de Kiomda

Les boitiers Kiomda sont fréquemment utilisés pour évaluer la fréquentation du public pendant toute la durée de l’évènement en mesurant les entrées/ sorties de visiteurs aux différents points d’accès du site.

La principale exigence des pouvoirs publics concerne les aspects liés à la sécurité du public. Les points principaux à surveiller sont donc :

  • Les parkings pour accéder au site. Ces parkings doivent être dimensionnés en fonction du nombre de visiteurs attendus (en moyenne, on compte 2.5 personnes par véhicule). Ils doivent être régulés par des bénévoles équipés de talkie-walkie pour pouvoir coordonner leurs actions. Voici un lien vers un rapport Kiomda relatif aux comptages sur un parking temporaire
  • Les équipes de sécurité : Il est conseillé de se rapprocher de la gendarmerie pour connaitre les règles à respecter en fonction du type d’évènement concerné. Suivant le cas, le service d’ordre peut être bénévole ou sous-traité à des sociétés de sécurité.
  • Protection du site. Si des fouilles sont nécessaires en entrée, il est possible de louer des portiques de sécurité autonomes en énergie et faciles à installer ainsi que des détecteurs de métal de sécurité.

Où voudriez vous compter ?